Đặt vấn đề

Trên thế giới có rất nhiều phương pháp quản lý tiên tiến giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất, chất lượng sản phẩm. Trong đó, quản trị tinh gọn là một phương pháp rất hữu ích, giúp các doanh nghiệp loại bỏ lãng phí, nâng cao năng lực cạnh tranh của mình. Quản trị tinh gọn bao gồm các công cụ, phương pháp nhỏ khác nhau nhưng 5S được xem là nền tảng của việc áp dụng tinh gọn trong hệ thống sản xuất của các doanh nghiệp. Thực hành tốt 5S chính là bước đầu của việc áp dụng các hoạt động cải tiến năng suất và chất lượng.

Bên cạnh đó, việc áp dụng mô hình 5S vào tổ chức và quản lý mặt bằng công trường còn góp phần tạo nên một môi trường làm việc với tinh thần cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an và toàn vệ sinh môi trường trên các công trường xây dựng.

Cơ sở khoa học về mô hình 5S

Theo từ gốc tiếng Nhật, 5 chữ S trong mô hình 5S là viết tắt của Seiri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp), Seiso (sạch sẽ), Seiketsu (săn sóc), Shitsuke (sẵn sàng).

Bước 1 (Sàng lọc) - Tổng vệ sinh, sàng lọc và phân loại

Trong bước này, điều quan trọng nhất là mọi người trong tổ chức cần đảm bảo xác định và phân loại được các dụng cụ, đồ dùng theo tần suất sử dụng: Những thứ chắc được cần đến thường xuyên trong quá trình sản xuất; thỉnh thoảng cần đến trong quá trình sản xuất; được cho là không còn được cần đến trong tương lai và những thứ mà tổ chức không cần đến nữa.

Bước 2 (Sắp xếp) - Sắp xếp bố trí lại các khu vực

Trong giai đoạn này, mọi thứ cần được xếp đặt vào đúng chỗ của mình, và để như vậy, cần tổ chức khu vực lưu giữ cho các thiết bị/dụng cụ thông qua việc trả lời các câu hỏi như: “Cái gì?” “Ở đâu?”, “Bao nhiêu?”,…

Nguyên tắc bố trí các vị trí lưu giữ là dựa trên tần suất sử dụng: Những thứ thường xuyên sử dụng được sắp xếp gần với vị trí làm việc, ít sử dụng được sắp xếp xa vị trí làm việc. Các vị trí lưu giữ cần được đảm bảo thích hợp với mục đích sử dụng, được duy trì tốt, các dụng cụ dễ được tìm thấy, có hình thức nhận biết rõ ràng với dụng cụ và các vị trí. Điều quan trọng là có vị trí cho từng thứ và mọi thứ phải ở đúng vị trí.

Bước 3 (Sạch sẽ) - Thường xuyên vệ sinh và kiểm tra

Tổ chức cần lên kế hoạch cho việc kiểm vệ sinh thường xuyên để tạo ra và duy trì một môi trường làm việc gọn gàng và sạch sẽ. Trách nhiệm cần được thiết lập và gắn cho từng khu vực cụ thể và đảm bảo quy định rõ ràng về vai trò và trách nhiệm trong việc vệ sinh và kiểm tra. Trong bước này, tổ chức cần thiết lập được các chu trình thường xuyên cho duy trì môi trường làm việc sạch sẽ.

Bước 4 (Săn sóc) - Duy trì tiêu chuẩn về sự sạch sẽ, ngăn nắp

Tổ chức cần xác định tiêu chuẩn cho những điều được coi là bất thường và làm cho chúng trở nên trực quan, dễ nhận biết đối với nhân viên. Ngoài ra, duy trì tiêu chuẩn cũng cần đến việc thiết lập, thống nhất và duy trì: Tiêu chuẩn về sự sạch sẽ; các quy trình để duy trì tình trạng tiêu chuẩn; đánh dấu và ghi nhãn thống nhất cho toàn bộ các đồ vật/dụng cụ; thiết lập phương pháp thống nhất cho chỉ thị về giới hạn, xác định các vị trí.

Bước 5 (Sẵn sàng) - Hình thành thói quen và thực hành

Khó khăn lớn trong thực hiện 5S là việc tuân thủ các quy định, việc áp dụng thực hành 5S đòi hỏi sự cam kết và ủng hộ của Lãnh đạo cao nhất thông qua việc chỉ đạo thực hiện, tập trung nguồn lực, kinh phí và thời gian. Vì vậy, tổ chức cần hình thành và củng cố các thói quen thông qua hoạt động đào tạo và hướng dẫn mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức/doanh nghiệp hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa cũng như phương pháp để thực hiện. Hãy đảm sự tham gia của tất cả mọi người - là bí quyết thành công của chương trình thực hành 5S.

Cách tiếp cận 5S trên công trường xây dựng

Những đặc thù trong thi công xây dựng

Hoạt động thi công xây dựng diễn ra liên tục với phần lớn thời gian dài và khối lượng công việc lớn được tiến hành ngoài trời trên mặt bằng mở phức tạp.

Thi công xây dựng không phải là một dây chuyền sản xuất đơn nhất mà bao gồm nhiều dây chuyền công việc đan xen, các hoạt động sản xuất có sự tham gia của nhiều đơn vị thành phần, nhiều nhà thầu liên quan.

Trong điều kiện đô thị chật hẹp, sự hạn chế về không gian sản xuất khiến cho việc tổ chức mặt bằng công trường thêm phức tạp và khó khăn.

Lực lượng lao động trên công trường luôn biến động, thiếu ổn định, tính chuyên nghiệp chưa cao, gây khó khăn trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Các giải pháp chung

Cần thay đổi nhận thức chung của các nhà thầu thi công về lợi ích của áp dụng 5S, bên cạnh việc đẩy mạnh truyền thông, Nhà nước cần thông qua cơ chế chính sách để khuyến khích nhà thầu triển khai và áp dụng 5S.

Thực hiện 5S đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức. Để tạo nên thành công, yếu tố quan trọng hàng đầu chính là sự cam kết của lãnh đạo doanh nghiệp trong triển khai và thực hành 5S.

Cần tổ chức đào tạo bài bản về 5S do các chuyên gia giàu kinh nghiệm thực hiện, từng bước xây dựng nên ý thức cho nhân viên về 5S, kết hợp với sự kiểm tra chặt chẽ về việc áp dụng 5S.

Một số giải pháp cụ thể

Do những đặc thù vốn có trong thi công xây dựng, một trong những hướng tiếp cận hiệu quả 5S là triển khai áp dụng vào tổ chức và quản lý mặt bằng công trường xây dựng. Cụ thể, đối với những khu vực trên công trường có không gian tương đối độc lập như: Văn phòng, nhà kho, khu bãi vật liệu, các xưởng gia công, mặt bằng phận đoạn, phân đợt thi công.

Đối với khu vực văn phòng: Là khu vực làm việc của ban chỉ huy, đội ngũ cán bộ trên công trường, chủ yếu là các hoạt động hành chính. Trong một không gian không quá lớn, tính chất công việc cũng như đội ngũ tham gia có trình độ và tính chuyên nghiệp cao, khu vực văn phòng được coi là nơi đầu tiên thích hợp cho việc thực hiện 5S, làm tiền đề cho sự thay đổi nhận thức chung của công trường về 5S.

Đối với khu vực nhà kho, bãi vật liệu: Là nơi tiếp nhận, lưu giữ và cấp phát các nguyên vật liệu phục vụ cho mọi hoạt động thi công trên công trường. Nhà kho, bãi vật liệu là một trong những khu vực quan trọng, chiếm không gian lớn trên công trường. Khi lưu trữ nhiều chủng loại vật liệu khác nhau có thể dễ dàng nhận thấy việc thực hiện các bước S1, S2, S3 giúp cho việc quản lý vật liệu trở nên dễ dàng hơn, hạn chế được sự thất thoát lãng phí và giúp giảm diện tích kho bãi.

Đối với khu vực xưởng gia công: Gồm khu vực gia công cốt thép và gia công cốp pha. Hai khu vực này chiếm một diện tích lớn, với các hoạt động chuyên nghiệp và cơ giới cao. Quá trình gia công tại các khu vực này chính là sự dịch chuyển của luồng vật liệu (cốt thép, ván khuôn, đà giáo,…), thực hiện 5S giúp việc kiểm soát trở nên đơn giản hơn với các luồng dịch chuyển của vật liệu giúp loại bỏ các tuyến đường đi phức tạp nhằm hạn chế sự xung đột do vận chuyển giao cắt.

Đối với mặt bằng phân đoạn, phân đợt thi công: Trong một phân đoạn thi công lắp dựng cốp pha cột các hoạt động chính trên mặt bằng được mô hình hóa như sau:

Hình 1. Phân bố vật liệu và sơ đồ dịch chuyển của nhân công trước khi áp dụng 5S.

Hình 2. Phân bố vật liệu và sơ đồ dịch chuyển của nhân công sau khi áp dụng 5S.

 Bảng tính toán các thông số

Sự phân bố của vật liệu dựa vào mật độ, khối lượng vật liệu tập kết: Được ký hiệu bằng dấu (+) số lượng dấu (+) tỉ lệ với khối lượng và mật độ bãi vật liệu.

Sự phân bố của nhân công dựa vào mật độ và tần suất xuất hiện của công nhân trong khu vực thi công: Được ký hiệu bằng dấu (o) số lượng dấu (o) tỉ lệ với số lượng và tần suất xuất hiện của công nhân trong khu vực đó.

Phân bố và dịch chuyển nhân công 1 thực hiện công việc lắp dựng cốp pha cột C1 được thể hiện bằng họa đồ trên mặt bằng với các đường nét liền. Nhân công 2 thực hiện công việc lắp dựng cốp pha cột C2 được thể hiện bằng họa đồ trên mặt bằng với các đường nét đứt.

Nhận xét 1: Trước khi áp dụng 5S, sự phân bố, sắp xếp vật liệu trên mặt bằng là bừa bộn, không có sự tính toán và tổ chức rõ ràng, hoàn toàn theo thói quen làm việc của người công nhân. Vật liệu không được phân loại, không có số lượng rõ ràng. Khi thực hiện lắp dựng cốp pha, người công nhân phải dịch chuyển rất nhiều để tìm kiếm và lấy các vật liệu phù hợp dẫn đến lãng phí về thời gian và nhân công.

Nhận xét 2: Sau khi áp dụng 5S, vật liệu được phân chia và sắp xếp theo từng chủng loại trên mặt bằng. Đòi hỏi công tác chuẩn bị rõ ràng và chi tiết, vị trí bố trí cũng cần phải được tính toán sao cho phù hợp luồng dịch chuyển công việc, tạo nên sự đơn giản hóa trong dây chuyền. Việc phân loại và sắp xếp có thể đòi hòi sự tăng thêm về thời gian và chi phí ban đầu cho công việc. Khi thực hiện lắp dựng, sự biến động về dịch chuyển vẫn tồn tại do đặc thù của giải pháp cốp pha, thi công thủ công, tuy nhiên tổng lượng biến động cũng như quãng đường dịch chuyển là giảm đi do sự bố trí các bãi vật liệu phù hợp với yêu cầu đã đáp ứng tốt quá trình thi công điều này giúp giảm thiểu lãng phí về thời gian và nhân công.

Kết luận

Tại Việt Nam, cách tiếp cận bằng phương pháp 5S trong tổ chức và quản lý mặt bằng công trường xây dựng được xem là giải pháp phù hợp với đặc điểm các doanh nghiệp xây dựng nói chung và các nhà thầu thi công nói riêng. Phương pháp quản lý 5S góp phần giúp các doanh nghiệp xây dựng loại bỏ lãng phí, sử dụng hiệu quả vật tư, thiết bị và không gian sản xuất, đồng thời nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm cũng như góp phần bảo vệ môi trường tốt hơn.

Tài liệu tham khảo

1. Nguyễn Đình Minh và nnk, Áp dụng 5S tại các doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa ở Việt Nam - Thực trạng và khuyến nghị, Tạp chí khoa học ĐHQGHN, Tập 29, Số 1 (2013);

2. Phan Chí Anh, Thực hành 5S - Nền tảng cải tiến năng suất, NXB Lao động, Hà Nội (2008).

ThS. NGUYỄN QUANG VINH

Giảng viên Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội